POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN 

Con el propósito de destacar la importancia que tienen la privacidad y la seguridad de la información personal, INSTITUTO DE INTEGRACIÓN CULTURAL “IDIC”, institución legalmente constituida y existente en Colombia, con domicilio principal en Bogotá D.C., en adelante el colegio, pone a disposición de los aspirantes, estudiantes, ex alumnos, profesores, empleados, padres de familia, proveedores, aliados y todos los demás involucrados con la compañía, en adelante los Usuarios, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 

Esta Política establece los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales el IDIC como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales, efectúa el tratamiento de los Datos Personales de todos los Usuarios, así como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información, y procedimientos establecidos para que los usuarios de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos sobre las leyes de protección de Datos Personales. 

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio del IDIC. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

El colegio se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

INSTITUTO DE INTEGRACIÓN CULTURAL “IDIC” identificada con el NIT No. 901056918 -5

Dirección:  Calle 5C No. 31C-16, Veraguas Central

Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

MARCO LEGAL

  1. Constitución Política, artículo 15.
  2. Ley 1266 de 2008.
  3. Ley 1581 de 2012.
  4. Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
  5. Decretos Reglamentarios parcial No. 1377 de 2013 y 886 de 2014.
  6. Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 del 2011.
  7. Normas, decretos y tratados internacionales.
  8. Políticas y Reglamentos internos: Política de privacidad de los sitios web, Política de comunidades virtuales, Política de confidencialidad, Política de responsabilidad social y Reglamento interno de trabajo.

DEFINICIONES

Para efectos de esta Política de Tratamiento, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. 

Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos indispensables: Se entienden como aquellos Datos Personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Revocar: Dejar sin efecto la autorización previamente otorgada por el Titular de los datos personales para realizar el tratamiento, almacenamiento y uso por parte del Responsable.

Supresión: Hace referencia a la solicitud del Titular de los datos personales o sus causahabientes para que el Responsable o Encargado del tratamiento elimine una o varias categorías de los datos previamente recolectados.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, el colegio aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en el Tratamiento de Datos Personales:

  1. Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos
  2. Finalidad: Los Datos Personales recolectados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los Datos Personales.
  3. Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  4. Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  6. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. 
  7. Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se deberán manejar adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  8. Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 

AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales por parte del colegio requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.

Forma y mecanismos para otorgar la Autorización: La Autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y en particular: i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó́ la Autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Prueba de la Autorización: El colegio mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos (Decreto 1074 de 2015).

RECOLECCIÓN DE DATOS Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR 

Para cumplir su objeto social, el IDIC ha recaudado, recauda y seguirá recaudando siempre y cuando medie consentimiento del titular o de sus padres de familia o acudiente autorizado, la siguiente información personal: nombre y apellido, número de documento de identificación, fecha de nacimiento, género, dirección de correspondencia, dirección de correo electrónico, teléfono, estudios realizados, profesión, ocupación, experiencia, publicaciones, premios, registro de calificaciones, diplomas, pensum académico, méritos, pasatiempos, intereses culturales (ej. musicales, deportivos), idiomas, régimen aplicable a IVA, y régimen tributario aplicable a ICA y los que por ley se estipulen como Datos Personales y sensibles. El titular de los datos acepta expresamente que el IDIC almacene, procese y utilice esta información personal, de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley y en la presente política. Es un derecho de los usuarios solicitar prueba de la autorización otorgada, para el tratamiento de datos, salvo los casos exceptuados en la ley. 

Así mismo, el colegio solicitará autorización para el uso y tratamiento de la imagen, voz y demás datos personales o los de los hijo(s) menor(es), que sean fijados en producciones o grabaciones de video, audio, entrevistas, tomas fotográficas, o procedimientos que se asimilen a la fotografía y su almacenamiento y custodia en medios digitales. El IDIC podrá reproducir, transformar y comunicar públicamente, bien sea directamente o a través de un tercero, esa imagen y voz, a través de medios impresos, audiovisuales, electrónicos, magnéticos, en redes de Internet, intranet, con o sin fines comerciales sin limitación territorial y temporal alguna, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes. Las obras fotográficas u obras que utilicen procedimientos similares a los de la fotografía o las obras audiovisuales, multimedia, impresas y de otra índole creadas por el equipo de comunicaciones del colegio, y en las cuales aparece voz, imagen y datos personales, son obras cuya titularidad pertenece única y exclusivamente al IDIC y cualquier uso que se pretenda hacer de dichas obras deberá ser autorizado por esta, conforme a lo establecido en la Ley 23 de 1982, Ley 44 de 1993 y demás normas vigentes.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica a sanitária.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

DERECHOS Y DEBERES

Derechos de los Titulares: De conformidad con lo establecido en artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
  8. Identificar al responsable en el IDIC que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
  9. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Deberes de el colegio: El colegio reconoce que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, el colegio hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

El IDIC, cuando actúe como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  4. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  5. Tramitar las peticiones de los titulares de acuerdo con el procedimiento de tratamiento de datos personales establecido por el
  6. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  7. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  8. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular para la recolección de sus Datos Personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

PERSONA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS DE TITULARES DE LA INFORMACIÓN

La persona responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales, es el Asistente Administrativo, ubicada en la Calle 5C No. 31C-16 Veraguas Central- Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

El Oficial de Protección de Datos Personales, tendrá como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por el colegio para dar cumplimiento al Régimen colombiano de Protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos del colegio, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento y a los datos de contacto aquí contemplados.

Consultas: Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  1. Identificación del Titular
  2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
  3. Dirección del titular
  4. Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación: El IDIC rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá identificarse con su cédula, nombres y apellidos completos para dirigir la solicitud, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

Petición de revocación de autorización y/o supresión de datos: El titular de los Datos Personales tiene el derecho de solicitar al IDIC la supresión (eliminación) de sus datos personales en cualquiera de los siguientes eventos:

  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por el IDIC. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia el IDIC podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

En desarrollo de su actividad, el colegio realiza un Tratamiento de Datos Personales Sensibles para propósitos específicos. El colegio sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.

DISPOSICIONES FINALES

Los Datos Personales bajo el control del colegio serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

El IDIC se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, sin previo aviso y a discreción del colegio. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en www.idic.edu.co/ 

La presente Política rige a partir del 01 de diciembre de 2020.

Carlos Cortés Cortés

Representante Legal